Microsoft Teams pour l’éducation : Pourquoi cela échoue-t-il ?

Microsoft Teams est un outil de collaboration et de communication populaire basé sur le chat. De nos jours, il est couramment utilisé par les organisations pour les interactions et le partage de fichiers et d’informations. Principalement destiné aux entreprises, Microsoft Teams dispose également d’une version Éducation destinée à la gestion des classes, aux cours en direct et à l’apprentissage en ligne. Mais en tant qu’outil d’éducation, comme dans les écoles, les collèges ou la formation des employés dans un bureau, Teams a encore un long chemin à parcourir.

Nécessite une connectivité Internet permanente

Teams ne peut pas fonctionner sans une connectivité Internet constante. Tout problème de connectivité pendant une présentation ou une réunion en cours peut amener les utilisateurs à ne pas entendre ce qui se dit.

Structure de fichiers confuse

C’est l’un des principaux inconvénients de Microsoft Teams. L’apprentissage en ligne implique beaucoup de partage de fichiers. Il n’est pas vraiment possible de trouver où sont stockés exactement ces fichiers, compte tenu des différents dossiers créés.

Même si vous vous souvenez de l’emplacement du fichier, cela peut prêter à confusion. Les fichiers téléchargés au cours d’une conversation Teams sont stockés dans le dossier racine du canal. Trouver celui dont vous avez besoin parmi eux peut être assez fastidieux. En essayant d’organiser les fichiers, les liens avec les conversations peuvent être rompus.

Transition complexe vers Outlook

Microsoft Outlook est couramment utilisé par toutes les organisations et la plupart des employés sont habitués à cette plateforme de messagerie. Cela rend la transition vers Microsoft Teams un peu difficile. La meilleure solution consiste à ce que tous les membres de l’équipe se concentrent entièrement sur Microsoft Teams et abandonnent Outlook.

Mais, dans le même temps, abandonner complètement Outlook et utiliser uniquement Microsoft Teams n’est pas non plus judicieux. Office 365 dépend toujours d’Outlook pour de nombreuses autres fonctions. Par exemple, pendant la rédaction, Teams ne prend pas en charge les calendriers de groupe. De même, il n’est pas possible d’envoyer des liens vers des documents Word par le biais du chat Teams. Dans de tels cas, l’e-mail semble être la meilleure option.

Difficultés liées à l’invitation d’un utilisateur extérieur

Un membre extérieur à votre organisation peut être ajouté à Teams via l’accès externe ou l’accès invité. Il y a alors de nombreuses étapes à suivre pour s’assurer que les utilisateurs externes peuvent accéder à Teams avec les bonnes autorisations.

La flexibilité est limitée

Pour créer une nouvelle équipe sur la plate-forme, il faut tout construire à partir de zéro. Microsoft Teams n’est pas aussi flexible lorsqu’il s’agit de répliquer des structures. Si vous répliquez une équipe, tout doit être fait manuellement. Cela peut prendre beaucoup de votre temps productif et affecter l’efficacité.

Difficultés liées à la définition des autorisations

La plupart des organisations préfèrent Microsoft Teams parce qu’il facilite le partage des informations. Bien que tous les membres puissent accéder à tous les canaux et à tous les fichiers de l’équipe ainsi qu’à d’autres fonctions, il arrive que le partage d’informations doive être plus spécifique. Mais il n’est pas possible, à l’heure actuelle, de modifier les paramètres d’autorisation en conséquence. Par exemple, vous pouvez créer des canaux privés dans une équipe avec des autorisations spécifiques pour le canal, mais vous ne serez pas en mesure d’inviter des utilisateurs invités.

Pas de chat unifié

Microsoft Teams ne dispose pas d’une fonction de chat unifié. Il est donc impossible de rechercher les informations que vous souhaitez dans toutes les conversations. Vous devrez vous souvenir des conversations dans chaque chat, puis rechercher une conversation particulière dans un chat spécifique.

Utilisation de l’espace

Toute personne utilisant Microsoft Teams peut créer ses propres équipes et canaux. Mais à chaque fois qu’une équipe est créée, elle occupe de l’espace sur le serveur de l’institut. Restreindre les personnes qui peuvent créer des groupes n’est pas une solution plausible, car cela nécessite un travail et une maintenance supplémentaires.

Aucun avertissement en cas de noms d’équipe similaires

Microsoft Teams ne vous avertit pas si vous créez une équipe avec un nom déjà existant. Par conséquent, plus d’une équipe avec le même nom sera créée, ce qui rendra la situation confuse pour les utilisateurs.

Limite de canaux

Dans Microsoft Teams, le nombre de canaux dont vous pouvez faire partie est limité. Une personne ne peut faire partie que de 200 canaux publics et de 30 canaux privés. Bien que cela semble suffisant dans la plupart des scénarios, cela peut être une limitation si vous voulez faire partie de quelques canaux supplémentaires.

Concurrence

Microsoft Teams est trop encombré par de nombreux outils ayant des caractéristiques similaires ou se chevauchant. Cela crée de la confusion chez les utilisateurs et il leur est difficile de choisir le bon outil.

Étiquette blanche

Toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams n’ont pas été développées par l’entreprise elle-même. Certaines fonctions ont été achetées à des marques moins connues et ont été rebaptisées par Microsoft. La marque blanche est légale. Mais elle est désavantageuse pour les marques moins connues qui ont développé ces fonctionnalités, car elles ne seront jamais créditées.

Cours en ligne

L’enseignement en ligne est devenu la norme, étant donné que la situation de pandémie exige que chacun reste chez soi. Les organisations et les établissements d’enseignement s’appuient sur des outils de collaboration, tels que Microsoft Teams, pour mener à bien leurs activités.

Auparavant, Microsoft Teams était un outil de collaboration destiné uniquement aux entreprises. Mais avec l’introduction des cours en ligne, Microsoft a mis au point Microsoft Teams pour l’éducation. Mais, Microsoft Teams est-il un outil efficace pour l’apprentissage en ligne ? Peut-être pas.

Le problème le plus souvent signalé à propos de Microsoft Teams pendant un cours en ligne est celui des problèmes techniques. Une grande partie de ce problème est due à une mauvaise connectivité réseau, qui peut interrompre le bon déroulement des cours.

En janvier, des étudiants écossais ont signalé des problèmes liés à Microsoft Teams. Les étudiants ne pouvaient pas utiliser le bouton « Join » pour rejoindre leurs classes en ligne. Il a également été signalé que les services et les fonctions de chat étaient retardés. Des problèmes similaires avec Microsoft Teams ont également été signalés dans d’autres pays.

En termes de convivialité, Microsoft Teams est une plateforme hautement personnalisable. Mais les enseignants/formateurs doivent s’efforcer de configurer correctement la classe, même s’ils utilisent des fonctions de base. De plus, la notation dans Teams est un peu lourde.
Alternatives

Microsoft Teams peut être un bon outil d’interaction. Mais lorsqu’il s’agit de partager du contenu et de tenir des réunions en direct, il présente quelques défauts qui affectent la productivité globale d’une organisation. C’est pourquoi l’utilisation d’alternatives, telles que Vimeo et YouTube, semble être une meilleure option.

Vimeo

Microsoft Teams for Education_Vimeo

Vimeo est avant tout une plateforme de partage et d’hébergement de vidéos destinée à l’industrie artistique et créative. Mais, dernièrement, l’application a également trouvé sa place dans le domaine des affaires. Vimeo permet aux hébergeurs de protéger les vidéos par un mot de passe, ce qui est idéal si vous ne les envoyez qu’à des contacts spécifiques.

Livestreaming

Outre le fait que Vimeo est une plateforme où vous pouvez télécharger et partager des vidéos, il propose également une option de diffusion en direct que les entreprises peuvent utiliser pour organiser des réunions. L’option de chat qui fonctionne simultanément avec le livestream peut être utilisée pour les interactions. Vous pouvez également enregistrer votre écran, votre webcam ou les deux en utilisant Vimeo Record.

Conservez vos vidéos en un seul endroit

C’est l’un des avantages de Vimeo par rapport à Microsoft Teams. Bien sûr, vous pouvez partager du contenu via Teams. Mais vous devrez enregistrer manuellement les conférences en direct, ce qui peut ne pas donner un bon résultat en cas de mauvais réseau ou de problèmes similaires. Vimeo, en revanche, vous permet de stocker, de gérer et d’héberger des vidéos et des flux en direct dans la bibliothèque vidéo, qui est sécurisée et facile à rechercher, sans compromettre la qualité.

Accueillir des réunions/conférences en public ou en privé

Vous pouvez intégrer le lecteur sur le site Web de votre organisation en définissant des autorisations d’affichage, mais aussi protéger les vidéos et les flux en direct par un mot de passe. Vous pouvez également choisir d’accueillir des réunions ou des conférences virtuelles exclusivement pour votre équipe. Les vidéos peuvent également être remplacées sans modifier l’URL.

Accessible à tous

Parfois, les vidéos que vous partagez sont destinées à un public plus large, y compris à des personnes ayant des capacités cognitives, visuelles ou physiques limitées. Vimeo est accessible à tout le monde, n’importe où, ce qui le rend facile d’accès pour tous.

Rendez-le interactif

Vimeo étant principalement une plateforme d’hébergement de vidéos, on pense souvent que l’interaction est à sens unique. Mais, en réalité, il est possible de rendre les vidéos interactives avec des appels à l’action, le chapitrage de la vidéo ou des sous-titres codés, quel que soit l’appareil utilisé, et donc de créer un engagement.

Personnalisable

Vimeo est personnalisable, ce qui permet aux entreprises de créer des vidéos qui correspondent à leur image de marque.

Vimeo est proposé avec un plan gratuit, mais il ne permet qu’un stockage maximal de 500 Mo par semaine. Étant donné que les entreprises ont besoin d’un espace plus important dans la bibliothèque pour stocker et gérer les vidéos, le plan payant Plus ou Pro serait une meilleure option, et il en vaut absolument la peine.

YouTube

Microsoft Teams pour l’éducation_YouTube

YouTube, autre alternative à Microsoft Teams, est communément connu comme une plateforme de divertissement. Elle existe depuis plus de dix ans et a réussi à rassembler un public très varié pour ses différents contenus vidéo. En plus d’être une plateforme indépendante d’hébergement et de partage de vidéos, YouTube peut également être intégré à d’autres plateformes.

Gratuité

YouTube est absolument gratuit et est facilement accessible à tous, ce qui en fait un outil utilisable pour partager du contenu vidéo au sein de votre organisation. Vous pouvez télécharger des vidéos, même sans disposer d’un compte Google.

Disponible partout

Maintenant que la pandémie a transformé la vie professionnelle des bureaux au confort de votre maison, vous aurez besoin d’une plateforme pour vous connecter de n’importe où. YouTube vous permet de télécharger des vidéos ou de les diffuser en direct de n’importe où. Une connexion Internet fonctionnelle est la seule condition requise.

Les vidéos peuvent être regardées à nouveau

La meilleure partie de l’utilisation de YouTube est que les vidéos restent là jusqu’à ce que l’utilisateur les supprime. Cela permet à chacun de revenir en arrière et de regarder les leçons si nécessaire.

YouTube Live

YouTube propose également une option de diffusion en direct que les organisations peuvent utiliser pour organiser des réunions ou des conférences, que ce soit pour un grand ou un petit groupe de personnes. L’interaction entre le présentateur et l’équipe est possible grâce à la section des commentaires.

YouTube a parcouru un long chemin, passant d’une plateforme de divertissement à une plateforme utilisée pour l’éducation et les entreprises. L’avantage de YouTube, c’est que tout ce que vous téléchargez y reste jusqu’à ce que vous souhaitiez le supprimer.

Conclusion

Microsoft Teams est un bon outil lorsqu’il s’agit d’interactions. Mais si vous le considérez comme une application éducative, de nombreuses fonctionnalités doivent être améliorées. Il est possible que ces améliorations soient apportées à l’avenir. Mais il n’est pas raisonnable d’attendre qu’elles arrivent. La meilleure solution est donc de chercher de meilleures alternatives, comme Vimeo et YouTube.

Maintenant, si vous vous demandez lequel choisir parmi Vimeo et YouTube, voyez ici.

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